L’un de défi majeur des Ressources Humaines est de trouver le candidat idéal à un poste. C’est souvent un véritable parcours du combattant qui commence bien avant la publication d’une offre d’emploi. Mais une fois trouvé et le contrat signé, il est malheureusement souvent difficile de le garder. Les entreprises perdent aujourd’hui près d’un quart de leurs nouveaux collaborateurs au cours de la première année.
Pour lutter contre ce phénomène des entreprises comme MinuteBuzz, Facebook, Twitter, Apple ou encore Google ont choisi de miser entre autres sur le Onboarding, processus mis en place pour bien accueillir les nouvelles recrues. Ne dit-on pas que la première impression est souvent la bonne ?
Alors pourquoi choisir de chouchouter ses nouveaux arrivants ? Comment s’y prendre ? On vous propose quelques pistes !

Pourquoi faut-il prendre le Onboarding au sérieux ?

 

Les chiffres parlent d’eux-mêmes : 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent dès le premier jour de la quitter.

Ce phénomène est souvent lié à une mauvaise préparation de leur accueil au sein de la structure. Nombreux sont ceux qui le jour de leur arrivée n’ont pas un espace de travail prêt, du matériel fonctionnel et un programme d’intégration clair et précis. Il arrive même que les collaborateurs déjà en place ne soient pas informés de leur arrivée et ne se montrent ni accueillants ni disponibles.
La nouvelle recrue se retrouve alors totalement déboussolée. C’est un mauvais démarrage qui peut avoir de lourdes conséquences sur l’évolution de la personne au sein de l’entreprise. Mal accueillir une nouvelle recrue, c’est lui donner l’impression qu’elle n’a pas sa place dans l’entreprise et n’a pas un réel rôle à y jouer. Cela peut être une expérience très violente et irréversible pour les nouvelles recrues. Certaines pourront se renfermer complètement sur elles-mêmes ou être confrontées au dangereux syndrome de l’imposteur . A tous les âges, à tout moment de sa carrière, un nouveau collaborateur doit se sentir rapidement à sa place, pour ne pas douter et regretter son choix d’avoir rejoint la structure. Le Onboarding est donc essentiel !

Bien maîtriser le Onboarding c’est aussi profiter de l’engouement que peuvent ressentir les nouvelles recrues fraîchement arrivées. Il ne faut pas oublier que les membres d’une entreprise en sont les meilleurs ambassadeurs. Ce sont les collaborateurs qui sont attachés à leur entreprise qui en font la plus belle promotion auprès de leur entourage. Il ne faut pas sous-estimer le bouche-à-oreille !

Aujourd’hui, seule une entreprise sur quatre prend au sérieux le Onboarding. C’est pourtant un processus qui peut être très simple à mettre en place et à moindre coût.

Onbaording : comment s’y prendre ?

Les Ressources Humaines peuvent choisir de mettre en place un Onboarding simple ou plus poussé, c’est à dire avec des parcours d’intégration adaptés au profil de la nouvelle recrue. L’image que l’entreprise souhaite donner doit être véhiculée dès son arrivée. Des outils existent pour piloter l’Onboarding. 60% des entreprises s’appuient par exemple sur des solutions digitales. Dans tous les cas, l’entreprise a de fortes chances de ressortir beaucoup de positif de cette expérience !

Vous pourrez trouver ci-dessous quelques règles de base à suivre dans un processus d’Onboarding :

1- Préparer un espace de travail fonctionnel et accueillant avant l’arrivée de la nouvelle recrue.

Elle aura ainsi le sentiment d’être attendue et chouchoutée. Elle pourra prendre possession tranquillement de son nouvel espace de travail et se concentrer tout de suite sur ses missions.
L’entreprise doit préparer des documents de présentation et un dossier numérique avec toutes les informations nécessaires directement accessibles sur l’ordinateur. Certaines entreprises proposent aussi à leurs salariés des tutoriels en vidéo plus dynamiques que de la documentation classique !

2 – Définir un programme d’intégration clair et adapté.

Il est important de bien cadrer le parcours d’intégration de la nouvelle recrue qui se sentira plus à l’aise avec ses objectifs. Le planning ne doit pas être trop lourd pour qu’elle ne se sente pas surchargée d’information.
Il faut lui donner rapidement de quoi réaliser une action concrète au sein de l’entreprise. Il en ressortira un sentiment de satisfaction immédiat.

3 – Impliquer les collaborateurs de l’entreprise

En organisant un pot d’accueil avec l’ensemble de l’équipe, un tour des bureaux et des rencontres individuelles, par exemple. Il est primordial que la nouvelle recrue ne se sentent pas isolée. Une chose toute bête, il faut veiller à ce qu’elle ne se retrouve pas seule à déjeuner !

Chez Google par exemple, un mail est envoyé la veille de l’arrivée du nouveau collaborateur avec une liste de tâches que chacun devra effectuer auprès de lui à court et long terme, pour l’intégrer au sein de la structure. Ce processus a permis d’améliorer de 25 % les résultats de l’intégration des employés.

4 – Montrer au nouveau collaborateur qu’il est important au sein de la structure et qu’il pourra y évoluer.

5 – Faire preuve d’imagination pour l’intégration du collaborateur !

Il peut par exemple être accueilli avec de petits cadeaux (pourquoi pas à l’effigie de l’entreprise ?).
Chez Apple, les employés ne savent pas quel poste ils vont occuper jusqu’à leur premier jour. Les employés sont accueillis avec de grands paquets et autocollants d’entreprise, des formulaires RH et des T-shirts qui disent « Classe de » avec l’année d’adhésion.
Chez Minutebuzz on prépare le Onboarding avec un Pre-onboarding très original : à la place d’un entretien classique, les candidats passent une journée entière dans l’entreprise. C’est un moyen original et efficace d’en savoir beaucoup plus sur le candidat (et réciproquement) !