Depuis quelques années, les outils numériques ont contribué à redessiner nos méthodes de travail. Certaines machines ont été remplacées ou simplement supprimées pour laisser la place aux outils collaboratifs. Mais quelle est la différence entre un outil numérique et un outil collaboratif ? Tout simplement, si vous souhaitez améliorer la productivité et l’efficacité d’une équipe de travail, l’outil collaboratif est ce qu’il vous faut. La ou les outils microsoft word, excell et autres, ne permettent pas de travailler à plusieurs de façon instantanée, les outils collaboratifs permettent plus d’agilité.

Quels sont les 5 meilleurs outils collaboratifs pour votre entreprise et vos équipes ? Comment ces outils peuvent être complémentaires ? Voici notre sélection et nos explications.

 

#1 Trello : Un outil collaboratif qui n’a plus à faire ses preuves

 

Le premier outil collaboratif de cette sélection est Trello. Derrière ce nom peu explicite, se cache un outil de mind-mapping. Pour celles et ceux qui ne sont pas familiers au concept de mind-mapping, il s’agit en réalité d’organiser ses idées, de créer la « carte mentale » d’un projet, d’une équipe ou d’une entreprise par exemple.

Plus concrètement, Trello propose un système de tableaux avec des colonnes et des cartes. Chaque colonne correspond généralement à une étape du projet, à une liste de tâches à effectuer. Chaque carte correspond à une tâche à effectuer, et peut contenir de nombreuses informations. On déplace les cartes, de colonnes en colonnes, en fonction de l’avancée du projet. Le créateur du tableau donne un droit d’accès à tous les collaborateurs du projet, pour permettre à chacun d’avoir une vue d’ensemble du travail effectué et à effectuer. Chacun est donc contributeur du projet.

Les cartes, qui correspondent à des tâches à effectuer, peuvent contenir des pièces-jointes, des commentaires, des liens externes et disposent même d’un système de calendrier pour planifier une date et une heure d’échéance. Elles peuvent donc se transformer en sources d’information très riches, et sont utiles pour faire de la veille par exemple. Il est possible d’affecter une carte à un ou plusieurs collaborateurs de façon à visualiser les rôles de chacun au sein du projet.

Bon à savoir : il existe une version web et une application mobile de Trello. Toutes deux complètement gratuites, elles permettent de centraliser l’information et de travailler en équipe de façon plus efficace et transparente.

 

#2 Google Drive : la collaboration via un espace de stockage

 

Google Drive est un outil de stockage en ligne. Gratuit et accessible à tous via la création d’un compte Google, ce petit « cloud » personnel permet de stocker jusqu’à 15Go de contenus de façon gratuite et sécurisée.

Pour les plus inquiets quant à la question de la sécurisation des données, il faut savoir que Google a mis en place un double cryptage des données stockées sur Google Drive. Tous les documents des utilisateurs stockés sur leur Drive sont cryptés une première fois pour être rendus inexploitables en cas d’intrusion ou de piratage. Et en complément de ce cryptage, il faut savoir qu’un compte Drive est hébergé non pas sur un serveur unique comme la quasi-totalité des outils numériques, mais sur plusieurs serveurs à travers le monde. Le mot de passe du compte Google est donc la clé pour regrouper toutes les données et les déchiffrer. Cela garantit une excellente fiabilité quant à la sécurité des données.

Dans l’usage, Google Drive fait partie de l’ensemble des outils collaboratifs de Google (Gmail, Agenda, Contacts…), et il permet de centraliser des documents, d’en créer de nouveau, et de stocker des contenus dans des dossiers partagés avec d’autres utilisateurs. C’est là qu’intervient l’aspect « collaboratif » de Google Drive. En effet, tous les détenteurs d’un compte Google bénéficient d’un Stockage personnel de 15Go, mais sur cet espace de stockage, il est possible de créer des fichier Google Docs, Sheets, Forms, Slides… et de partager ces fichiers ou des dossiers complets avec d’autres utilisateurs de Google Drive. Même les personnes dépourvues de compte Google peuvent accéder au document dans leur navigateur.

Les fichiers Google Docs, Sheets, Slides et autres, ont la particularité, quand ils sont partagés, de pouvoir être modifiés par tous les utilisateurs de façon simultanée. Terminé le temps où l’on devait ouvrir un fichier sur son ordinateur pour le modifier et le renvoyer par mail en indiquant « version 1.2 »… Avec les outils Google, tout le monde peut travailler ensemble et en même temps sans risquer de perdre des informations ni de perdre du temps.

Bon à savoir : sur les 15Go de stockage gratuit de Google Drive, seuls les formats de fichiers extérieurs à Google Docs, Forms, Slides, Sheets etc… prennent de la place sur le stockage. Vous pouvez donc créer gratuitement des centaines, des milliers de documents partagés (ou non), sans craindre de manquer de place de stockage.

 

#3 Slack : Un outil collaboratif très apprécié dans le monde entier

 

Slack est le 3ème outil collaboratif de cette sélection, et c’est également une plate-forme de communication collaborative. Dans de nombreuses entreprises, Slack est utilisé comme un outil de communication interne, bien qu’il s’intègre parfaitement dans le panorama des outils collaboratifs.

Slack fonctionne avec des « espaces de travail » et à l’intérieur de ces espaces, avec des « channels ». Pour faire simple, un espace de travail correspond à une entreprise, un groupe de travail, une équipe, et les channels permettent d’organiser les conversations en fonction de thématiques. Dans une même entreprise, on peut tout à fait créer un channel dédié aux informations « RH », un pour les événements ou encore un channel par service de l’entreprise. Les administrateurs de l’espace de travail attribuent des droits d’accès aux utilisateurs en fonction de leur rôle et leur implication dans les projets. Tous les membres n’ont pas forcément besoin d’avoir accès à toutes les discussions. Il y a systématiquement un channel « général » qui est créé en revanche, et celui-ci regroupe la totalité des membres de l’espace de travail. C’est une garantie de pouvoir entrer en interaction avec les autres membres de l’équipe ou de l’entreprise.

Slack fait partie de ces outils collaboratifs particulièrement appréciés car il permet une grande transparence dans les échanges, et rompt avec le concept des mails trop formels.

Bon à savoir : Slack est un outil gratuit, disponible sur ordinateur et sur mobile, de façon à permettre à tous d’échanger à tout instant.

 

#4 Google Hangouts : discuter pour mieux collaborer

 

Google Hangouts est, comme Google Drive, un outil collaboratif qui s’inscrit dans la liste des applications Google. Il s’agit de l’outil de visio-conférence et de chat instantané de Google. Intégré directement dans le volet de gauche de Gmail depuis la dernière mise à jour, Hangouts est particulièrement simple à utiliser et à l’avantage de s’incorporer parfaitement avec les autres outils Google.

Lorsque l’on veut envoyer une invitation à une réunion en visio-conférence depuis notre Google Agenda, le mail d’invitation s’envoie depuis Gmail et contient directement le lien pour rejoindre la visio-conférence sur Hangouts. En 2 clics, on accède à la réunion en question, et on peut également échanger via le chat si l’on ne souhaite pas faire un mail traditionnel.

Bon à savoir : la version gratuite de Hangouts ne limite pas la durée des visio-conférences et on peut inviter jusqu’à 15 personnes à participer à la réunion. Avec la version professionnelle et payante de la G suite, il est possible de franchir la limite des 15 participants.

 

#5 Yammer : un réseau interne pour mieux communiquer

 

Pour faciliter la communication interne en entreprise et casser l’image d’une hiérarchie trop pyramidale, vous pouvez installer un réseau social interne. Dans la suite des outils Microsoft nouvelle génération, Yammer propose cette fonctionnalité. C’est un excellent moyen de faciliter la transmission d’informations en interne, sans pour autant mélanger les outils personnels et professionnels.

La suite Microsoft présente également un autre outil collaboratif qui facilite la gestion des tâches en équipe : Planner. Il permet à tous les membres de l’équipe de savoir où ils en sont en temps réel via un système de tâches qui leur sont attribuées. De cette façon, le chef de projet et les collaborateurs ont un meilleur suivi du travail effectué, et de l’avancée de chacun.

Nous espérons que cet article, et ces explications vous permettront de choisir les outils collaboratifs dont vous avez besoin. N’hésitez pas à intégrer ces outils dans vos processus de travail, c’est souvent une preuve de transparence et de dynamisme appréciée par les collaborateurs.

 

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