Ils polluent nos boîtes de réception, nuisent à notre productivité et génèrent un stress parfois inutile : les emails ressemblent parfois plus à des ennemis qu’à des outils ! Mais ce n’est pas irréversible. Pour limiter les impacts négatifs d’une boite de réception surchargée et réduire le stress des emails professionnels il existe quelques techniques simples et rapides à mettre en place.

 Il ne reste plus qu’à s’y mettre !

1.      Planifiez la gestion de votre boite de réception

Les notifications déconcentrent, et cassent la productivité. Pour travailler plus sereinement, pourquoi ne pas adopter la technique du pomodoro ?  Cette méthode de planification se base sur l’utilisation d’un minuteur, et d’une todo list. C’est tout ! Hyper simple à mettre en place, la technique pomodoro permet de se concentrer sur une seule chose à la fois et d’éviter les distractions.

Travaillez sur une tâche sans rien faire d’autre pendant 25 minutes. C’est ce qu’on appelle un pomodoro. Au bout de 25 minutes, prenez 5 minutes de pause pendant lesquelles vous pourrez par exemple relever vos mails. Tous les 4 pomodori, prenez 15 à 20 minutes de pause. Vous l’aurez compris, pendant les pomodori, hors de question de jeter un œil à vos messages entrants ! En revanche, n’hésitez pas à consacrer un ou deux pomodori par demi-journée au traitement de vos messages entrants.

Autre astuce : paramétrez votre boite mail pour relever le courrier toutes les 15 à 25 minutes, vous serez moins tentés par les différentes alertes.

2.      Ne traitez pas vos mails au fur et à mesure : apprenez à différer

Lorsque vous recevez un mail, vous avez plusieurs options. Si le mail n’a pas de valeur ajoutée, supprimez-le sans plus de cérémonie. Si le message ne vous concerne pas, transférez-le à la personne concernée. Si pour le traiter, vous avez besoin de moins de 2 minutes, traitez-le immédiatement. En revanche, si vous avez besoin de plus de temps, réservez un créneau dans la journée pour y répondre, et classez le dans un dossier « à traiter » en attendant. Créez des répertoires pour ranger vos mails traités par sujet, cela vous permettra de les retrouver plus facilement.

3.      Utilisez des outils de messagerie interne

Slack, hangouts, skype : ces outils, au croisement du chat et du mail sont un excellent moyen de réduire la volumétrie des mails. Ils permettent de faire circuler des informations, ou d’échanger de manière informelle, spontanée et efficace, sans passer par les mails.

4.      Donnez l’exemple en optimisant vos emails

  • Soignez l’objet de vos courriels : cela permettra à vos destinataires de savoir sans l’ouvrir quel temps il devra consacrer à votre réponse.
  • Soyez précis dans le contenu : expliquez clairement à vos destinataires ce que vous attendez d’eux, et essayez de grouper les demandes, pour ne pas multiplier les sollicitations.
  • Utiliser la copie avec intelligence : n’adressez votre message qu’aux personnes directement concernées, pour ne pas polluer les boîtes de réception de vos collègues.
  • N’envoyez plus de mail après 18h00. Et si la tentation est trop grande, préparez votre message et programmez son envoi pour le lendemain matin !

5.      Usez votre droit à la déconnexion !

A l’échelle de l’entreprise, des applications comme Calldoor par exemple, permettent aux collaborateurs de couper leur téléphone pro lors d’une plage définie. Quand il est trop compliqué de se discipliner et de se déconnecter, avoir un petit coup de pouce peut être salutaire.

Avouez, ça fait du bien, non ?

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