De nombreuses entreprises ont succombé à la mode du flex office et n’attribuent plus de bureaux à leurs salariés. Mais cette nouvelle organisation spatiale n’est pas sans conséquence sur les collaborateurs, qui ne semblent pas tous emballés par l’idée.

Flex office, kézako ?

Free seating, flex desk, flex office, desk sharing, ou encore espace de travail dynamique, bureau flexible, ou bureau non attitré pour les tentatives de traduction… Vous trouverez beaucoup de termes pour désigner la véritable révolution qui s’opère actuellement au sein de certaines entreprises.

Résumons l’idée générale : le bureau individuel qui officie depuis des années est remplacé par des espaces partagés où le salarié s’installe au gré de ses besoins et de son temps de présence, faisant ainsi tendre les locaux de l’entreprise traditionnelle vers les concepts plus novateurs d’espace de coworking, voire de cohoming.

Tendance, donc sexy. Et il faut dire que le constat semble implacable : à l’heure du travail collaboratif en mode projet, des tablettes et des PC portables connectés, le bureau est, de son côté, resté bien tranquille, posé au beau milieu de l’open space. Avec un taux d’occupation effective qui ne dépassait déjà plus les 45% en 2011. Et pendant ce temps-là, tout le monde râle sur le manque de salles de réunion…

 

Réduction de coûts et productivité

Face à l’évidence, cette réorganisation flexible de l’espace a touché de grands groupes dans le secteur informatique, la banque, l’assurance, et plus globalement dans l’ensemble du secteur tertiaire. Accenture ou Alcatel-Lucent, pionniers en la matière, mais aussi Bouygues, Sanofi, Société Générale, Axa, Engie, Microsoft, Crédit Agricole… Une liste impressionnante pour un objectif commun : économie et productivité.

En effet, réduire le nombre de bureaux, c’est réduire la surface d’occupation. Et donc potentiellement un loyer, les coûts de construction ou de rénovation d’un bâtiment, entre autres économies.

A Courbevoie en région parisienne, la société Vodafone a ainsi réduit de 60% les coûts de maintenance, de 50% ses coûts de transport et de 45% le nombre de mètres carrés de bureaux. Atos, «leader international de la transformation digitale», est visiblement tout aussi à l’aise dans celle de ses bureaux, dont la surface est passée de 90 000 à 54 000 m² grâce au flex office.

Chez Danone enfin, ce sont 40% des bureaux qui ont disparu, faisant la part belle aux salles de silence, aux « villages d’activités » et autres espaces communs.

Des lieux conçus pour favoriser les échanges et permettre un travail collaboratif plus efficace. Des endroits où la mixité des équipes est privilégiée, avec des collaborateurs qui se connaissent mieux, appréhendent plus justement le rôle et la fonction de chacun, et travaillent donc en parfaite harmonie. Enfin ça, c’est l’idéal que vise l’entreprise, dans son irrépressible besoin de productivité, et éventuellement dans le souci d’apporter à ses collaborateurs une meilleure qualité de vie au travail. En réalité, ce monde merveilleux ne peut résister à des salariés qui ne trouvent pas leur intérêt dans cette démarche, tant du point de vue personnel que professionnel.

 

Les risques du flex office pour les salariés

Car les notions d’ambiance ou d’environnement sont mûrement pensées et réfléchies par les space planners et autres spécialistes de l’aménagement de bureau. Mais le ressenti, l’expérience et l’appropriation de l’espace créé relève de la perception des occupants. Un même aménagement peut d’ailleurs engendrer des réactions et un a priori différents d’un salarié à l’autre.

Selon les fonctions de chacun, l’expérience flex office peut ainsi être vécue de façons très variables. Ceux, par exemple, qui travaillent en mode projet et passent leur temps à courir d’un endroit à l’autre de l’open space, s’accoutumeront sans doute bien mieux de ce mode d’organisation spatiale.

Pour les autres, le risque est important de se sentir déraciné, coupé de ses repères. Où est passée la photo du petit dernier qui trônait sur ce bureau, ou ce tas de dossiers qui traînait toujours sur celui-ci ? La rupture peut s’avérer brutale, tant le bureau partagé rompt aussi avec la perception du bureau comme prolongation de la sphère privée.

Le salarié concerné peut parfois même se voir plonger dans l’anonymat, notamment dans les très grands groupes dont les sièges sociaux occupent plusieurs étages d’un bâtiment. Difficile dès lors pour le collaborateur d’entretenir un quelconque sentiment d’appartenance à l’entreprise, alors même que la notion d’équipe est mise à mal.

Enfin, le recours à ce type d’organisation peut avoir des effets dévastateurs pour les équipes qui peuvent appréhender la disparition des bureaux comme une menace pour leurs emplois.

Mais hauts les cœurs ! Sur le principe, le flex desk peut apporter beaucoup à l’entreprise comme au salarié, si la mise en œuvre est à la hauteur. La solution pour éviter ces écueils se trouve peut-être chez Deloitte, qui a choisi de tester l’espace de travail dynamique par une partie de ses collaborateurs. Ces derniers, équipés d’une application dédiée installée sur leurs smartphones, ont permis la collecte d’une série de datas. Des chiffres décortiqués et analysés pour optimiser l’aménagement. Un travail statistique doublé d’une démarche collaborative : durant plusieurs semaines, des ateliers ont été mis en place pour permettre aux salariés de s’exprimer sur les avantages et les inconvénients de l’aménagement mis en place. Sans doute un exemple à suivre.

 

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Sondage

Selon un sondage OpinionWay publié en début d’année, 68% des 1 056 personnes interrogées se sont dits opposés à la mise en place du desk sharing dans leurs entreprises. Et si une grande majorité reconnait à cette organisation une plus grande souplesse et davantage de flexibilité, la crainte est au moins aussi importante concernant la perte de l’espace personnel et la déshumanisation de l’entreprise, le sentiment d’être interchangeable.