Depuis maintenant une dizaine d’années, certains assureurs mettent en place la dématérialisation des contrats d’assurance. Ce processus d’archivage numérique, aussi surnommé « zéro papier », devient peu à peu la norme au sein des entreprises, et ce, à juste titre. En effet, bien que cela nécessite un changement de méthodes de travail, et une évolution des mentalités, la dématérialisation des contrats d’assurance possède de nombreux avantages, voici les cinq principaux.

1. La dématérialisation pour un gain de productivité

 

Plus besoin de se déplacer jusqu’à l’imprimante, plus de perte de temps à rechercher les contrats dans les archives papiers de l’entreprise. Fini le temps où on devait attendre 3 jours pour qu’un document nous parvienne par voie postale… Avec la dématérialisation des contrats d’assurance, les salariés et les clients gagnent un temps précieux.

Concentrons-nous sur le gain de productivité ressenti par l’entreprise qui décide de passer à l’archivage numérique. Concrètement, bien que cela puisse sembler anodin, toutes les minutes passées autour de l’imprimante, de la machine à affranchir, tout le temps passer à trier le courrier, classer les documents, rassembler les pièces justificatives d’un contrat etc… Tout cela représente un gain de temps considérable à l’échelle d’une entreprise, et permet donc à chaque salarié de traiter un plus grand nombre de missions.

Le passage au « tout numérique » dans les entreprises, permet également de gagner en agilité. Les plannings, les comptes rendus de réunion et autres démarches internes sont centralisées et accessibles à tous à tout moment. Les salariés bénéficient ainsi d’une meilleure visibilité, et la communication n’en est que plus fluide.

 

2. Des données plus sécurisées grâce aux contrats en ligne

 

Le second avantage de la dématérialisation des contrats d’assurance, est l’aspect sécuritaire des informations traitées. Avec la méthode d’archivage papier, seule la porte de la pièce des archives pouvait réellement protéger les données sensibles des contrats. Il suffisait alors d’obtenir la clé, le code ou tout autre moyen d’entrer pour pouvoir accéder à la totalité des contrats de l’entreprise.

A compétences égales, il est toujours plus facile de franchir une barrière physique, que numérique.

Les contrats d’assurance souscrits et enregistrés aujourd’hui par voie numérique, sont bien plus sécurisés que les anciennes versions papiers. Les risques d’erreurs humaines, et d’incidents physiques sont radicalement réduits avec le numérique. L’utilisation de logiciels dédiés et sécurisés, et le stockage des données sur des serveurs protégés, rend le numérique plus résistant que le papier. Il est également plus simple de suivre l’historique des contrats, et des documents, en version numérique que papier. Les données sensibles sont cryptées, les échanges par mail le sont également, donc pour réussir à intercepter des informations, il faut déjà avoir d’excellentes compétences en développement web, ce qui n’est pas donné à tout le monde. Pour finaliser la sécurisation du stockage des contrats numériques, il est possible de passer par un système d’hébergement dispersé sur différents serveurs dans le monde. De cette façon, les risques de piratages sont significativement réduits, car les données sont « éclatées » en différents endroits.

 

3. Un avantage commercial et marketing est aussi ressenti

 

Les assureurs, et les entreprises, qui sont passés à la dématérialisation des contrats d’assurance, ont observé une hausse significative de souscription de nouveaux contrats. Le fait d’avoir supprimé la barrière géographique et physique qui existait pour pouvoir souscrire un contrat, rend les démarches plus accessibles et plus dynamiques.

Un système de souscription d’assurance 100% en ligne peut également s’avérer être un avantage compétitif de taille. Selon une étude de Quadient réalisée en mai 2018, 65% des moins de 35 ans seraient prêts à choisir une mutuelle ou un assureur exclusivement à distance, sur internet et sans agence. Un chiffre significatif qui ne va pas aller en diminuant, tant les démarches « administratives » sont faites en ligne aujourd’hui.

Le fait que la souscription soit entièrement gérée par le client, et non plus assurée par un salarié, permet à l’entreprise de faire des économies de personnel. Ces mêmes économies pourraient donc permettre aux assureurs qui le souhaitent, de baisser les tarifs des contrats souscrits en ligne. Cette forme d’automatisation de traitement et d’indépendance pour le client, pourrait donc se transformer en avantage marketing, et permettre de se positionner différemment face à la concurrence.

 

4. Moins de contraintes physiques grâce à son compte « online »

 

Que ce soit pour les assureurs eux-mêmes, ou pour les clients, le fait de pouvoir accéder à son contrat d’assurance à n’importe quel moment, depuis n’importe où, est un avantage considérable. Vous êtes salarié chez un assureur et devez traiter en urgence la mise à jour d’un dossier alors que vous faites du télétravail ? Ce n’est plus un problème avec le zéro papier. De la même façon, si un client souhaite vérifier une information, la dématérialisation de son contrat d’assurance lui permet de le consulter en toute autonomie, même à l’autre bout du monde.

Dans une ère de mobilité et d’agilité, la dématérialisation des contrats d’assurance offre une grande souplesse à tous les acteurs du marché.

Dans le processus de dématérialisation des contrats d’assurance, les contraintes physiques sont également réduites grâce à la signature électronique. Il n’est aujourd’hui plus nécessaire de recourir à la signature manuscrite pour finaliser et sécuriser un contrat d’assurance. De nombreux logiciels reconnus par l’état permettent de procéder à des transactions électroniques en ligne de façon sécurisée, en utilisant le numéro de téléphone des clients par exemple.

 

5. Et pour finir… Une planète mieux préservée !

 

Le dernier avantage, mais pas le moindre, de la dématérialisation des contrats d’assurance, est la protection de l’environnement. En effet, les anciennes méthodes d’archivage et de travail sur papier, contribuaient grandement à l’épuisement des ressources en bois de la planète. Nous le savons tous, les forêts représentent les poumons de notre planète terre, donc toute démarche visant à les préserver, est un pas en avant dans la préservation de notre environnement et de son éco-système.

Nous espérons que cet article vous aura éclairé sur les avantages et les méthodes à utiliser pour procéder à la dématérialisation des contrats d’assurance. Passer au « zéro papier » s’avère aujourd’hui être un élément incontournable pour pérenniser votre entreprise et préserver l’environnement.

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